Рахунок-фактура — це основний документ, який підтверджує продаж товару або надання послуги. У Польщі правильне виставлення та зберігання рахунків-фактур є обов’язковим для підприємців. Якщо ви маєте бізнес або плануєте його відкрити, ця інформація допоможе вам уникнути помилок і штрафів.
Що таке рахунок-фактура і коли його треба видавати?
Рахунок-фактура — це офіційний документ, який підтверджує, що відбулася угода між продавцем і покупцем. Вона потрібна для розрахунку ПДВ (VAT) та обліку доходів. Рахунок можна оформити в паперовій або електронній формі. Головне — щоб він містив усі обов’язкові елементи, передбачені законом.
Коли потрібно виставити рахунок-фактуру?
У більшості випадків рахунок потрібно виставити не пізніше 15 числа місяця, що йде після місяця продажу. Але є винятки:
- Будівельні послуги – до 30 днів після виконання робіт.
- Продаж друкованих книг – до 60 днів після постачання.
- Друк книг – до 90 днів після виконання послуги.
- Постачання електроенергії, телекомунікаційні послуги, оренда тощо – до моменту платежу.
Клієнт може вимагати рахунок протягом 3 місяців з дати отримання товару або послуги — у цьому разі його видача є обов’язковою.
Ці правила стосуються як платників ПДВ, так і підприємців, звільнених від ПДВ.
На яку суму виставляти рахунок?
Сума у рахунку має відповідати фактичній вартості товарів або послуг. Вона залежить від:
- ціни за одиницю;
- кількості товару чи обсягу послуги;
- ставки ПДВ.
У випадку звільнення від ПДВ, в рахунку зазначається лише чиста вартість.
Які елементи повинна містити рахунок-фактура?
Згідно з законом про ПДВ, у рахунку повинні бути:
- номер рахунку;
- дата видачі;
- дата продажу (якщо відрізняється);
- дані продавця і покупця (назва, адреса, NIP);
- назва товару або послуги;
- кількість;
- ціна за одиницю;
- загальна вартість нетто;
- ставка ПДВ і сума податку;
- сума до оплати (брутто).
Авансові та кінцеві рахунки-фактури
Авансовий рахунок-фактура (faktura zaliczkowa)
Видається при отриманні передоплати за товар чи послугу. Він повинен містити:
- дату виставлення;
- номер;
- дані продавця та покупця;
- дату отримання платежу;
- суму передоплати;
- ставку ПДВ;
- деталі замовлення.
Кінцевий рахунок-фактура (faktura końcowa)
Видається після повного виконання угоди. У ньому зазначаються отримані раніше аванси з вирахуванням загальної суми.
Виправлення помилок: коригувальна фактура (faktura korygująca)
Коригувальну фактуру потрібно видавати, якщо:
- змінено ціну;
- був повернений товар;
- надано знижку;
- допущена помилка у рахунку.
У такому документі має бути зазначена причина зміни, а також нові правильні дані.
Якщо помилки незначні, до основної фактури створюється nota korygująca.
Підприємець, звільнений від ПДВ — як виглядає його рахунок?
Такий рахунок не містить ПДВ, але повинен включати:
- дату;
- номер;
- дані сторін;
- назву товару/послуги;
- кількість і ціну;
- загальну суму.
Якщо підприємець користується предметним звільненням, потрібно зазначити правову підставу (наприклад, «zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o VAT»). У разі суб’єктивного звільнення (до 200 000 злотих обороту) — цього не потрібно.
Рахунок-фактура VAT маржа
Це спеціальний тип рахунку-фактури, де ПДВ розраховується лише від маржі, а не від усієї вартості. Такий документ не дає права на відшкодування ПДВ покупцем. У ньому мають бути:
- дата;
- номер;
- дані сторін;
- назва товару/послуги;
- ціна та кількість;
- загальна сума;
- обов’язкові фрази, залежно від типу продажу, наприклад:
„procedura marży – towary używane”
„procedura marży – dzieła sztuki”
„procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki”
„procedura marży dla biur podróży”
Фактури малого платника податків
Малий платник — це підприємець, чий річний обіг не перевищив 2 000 000 євро.
Якщо малий платник обрав касовий метод обліку ПДВ, він сплачує податок лише після отримання оплати. У такому разі на рахунку-фактурі має бути напис:
„metoda kasowa”
Якщо покупець — неплатник ПДВ, обов’язок сплати ПДВ виникає не пізніше ніж через 180 днів від надання послуги або товару.
Електронні рахунки-фактури (е-фактури)
Рахунки-фактури можна надсилати електронною поштою у форматах PDF, DOC або інших. Для цього:
- має бути збережена автентичність походження (знати, хто виставив документ);
- цілісність змісту (не можна змінювати зміст рахунку);
- читабельність документа.
Навіть скан фактури, надісланий поштою, може вважатися е-фактурою, якщо дотримано вищезгаданих умов.
Як довго потрібно зберігати рахунки?
Згідно з польським законодавством, усі рахунки потрібно зберігати не менше 5 років з кінця року, в якому відбулася транзакція. Це стосується як паперових, так і електронних документів.
У разі податкової перевірки ви повинні мати змогу пред’явити всі документи. Належне зберігання рахунків є обов’язком кожного підприємця і підтверджує професійне ведення бізнесу.
Поради на завершення
- Використовуйте спеціальні програми або системи онлайн-бухгалтеріїдля створення і зберігання рахунків-фактур.
- Завжди перевіряйте, чи документ містить усі обов’язкові елементи.
- Не зволікайте з виставленням рахунків-фактур — дотримання термінів убезпечить від штрафів.
Виберіть спосіб архівації (паперовий чи електронний) і створіть систематичну базу документів.
